新年会 案内メール例文15選｜社内・社外・オンライン対応

新年会の幹事を任されて、最初にぶつかる壁が「案内メールの書き方」ではないでしょうか。社内・社外で言葉遣いを変えなきゃいけないし、返信期限はいつに設定すべきか、件名はどう書けば開封してもらえるのか…。悩みどころは意外と多いですよね。

この記事では、社内・社外・オンラインまでそのままコピペで使える案内メール例文を15パターン用意しました。件名テンプレ早見表やNG表現集など、幹事が本当に困るポイントも一緒にまとめています。

結論：案内メールは「開催日の約1ヶ月前」に、件名で要件と返信期限を示して、日時・会場・会費・出欠期限の4点を箇条書きで伝えるのが基本形。以下の例文をそのまま使えば迷いません。

新年会の案内メールを送る前に押さえる5つのポイント

本文を書き始める前に、全体の土台となる5つのポイントを先に整理しておきましょう。ここをおさえておくと、あとは例文に情報を当てはめるだけで完成します。

ポイント1：送信タイミングは「開催日の約1ヶ月前」が目安

案内メールは早すぎても遅すぎてもNGです。早いと年末の忙しさで忘れられ、遅いと予定が埋まってしまいます。迷ったら開催日の1ヶ月前を目安にしてください。

開催時期ごとのベストな送信タイミングは次の通りです。

1月上旬に開催する場合は、年明けでは準備が間に合いません。忘年会シーズンと重なりますが、会場予約と人数確定のために12月中に案内を出し切るのが現実的です。

ポイント2：件名は「誰から・何の・いつまで」の3要素で書く

ビジネスパーソンは1日に何十通もメールを受け取ります。件名で中身が伝わらないと、後回しにされて開封すらされません。件名には「差出人の所属」「要件」「返信期限」の3要素を入れるのが鉄則です。

OK例：【要返信：1/18まで】2026年 新年会開催のご案内（総務部）
NG例：新年会のお知らせ／【重要】ご連絡／会のご案内

ポイント3：宛名は相手に合わせて4パターンを使い分け

宛名はメールの顔です。相手との関係性に合わないと、その時点でマイナス印象になってしまいます。

ポイント4：盛り込むべき8つの必須項目

どんな案内メールでも、次の8項目は必ず入れてください。1つでも抜けると再度問い合わせメールが発生してしまい、幹事の負担が増えます。

1. 件名（要件＋返信期限）
2. 宛名（相手に合わせて使い分け）
3. 冒頭の挨拶（新年の時候の挨拶＋日頃の感謝）
4. 開催の目的（なぜ集まるのか）
5. 日時・会場（住所・電話・地図URL）
6. 会費（金額と集金方法）
7. 出欠確認（返信方法と期限）
8. 署名（幹事の連絡先）

ポイント5：送る時間帯は「始業直後」か「13〜14時台」がベスト

せっかく丁寧に書いても、他のメールに埋もれては意味がありません。多くの人がメールチェックする時間帯を狙って送るのがコツです。

おすすめは始業直後（9:00〜10:00頃）か、お昼休み明け（13:00〜14:00頃）。逆に金曜日の夕方や休日前日は、週明けにはメール一覧の下に流れてしまうので避けたほうが無難です。

【コピペOK】件名テンプレート早見表

まず最初に、シーン別で使える件名テンプレートをまとめました。日付や部署名を書き換えるだけで使えるので、迷ったらここから選んでください。

【】で囲む情報は、多くの人が件名をパッと見たときに最初に目に入るキー情報です。「要返信」「再案内」「中止」など、受信者がとるべき行動をひと目で伝えましょう。

【社内向け】新年会 案内メール例文

ここからは社内向けの例文を3パターン紹介します。全社向けのフォーマルなものから、部署内のカジュアルなもの、上司宛ての個別案内まで幅広く用意しました。赤字で示した部分を自社の情報に書き換えるだけですぐ使えます。

例文1：全社向け・フォーマル（総務・人事から発信）

想定シーン：総務部や人事部が会社全体に向けて正式に案内を出すケース。もっとも基本となるフォーマット。

件名：【要返信：1/18まで】2026年 新年会開催のご案内

社員各位

新年あけましておめでとうございます。
総務部の山田です。

新たな年の幕開けにあたり、社員一同の結束をより一層深め、本年の更なる飛躍を祈念するため、恒例の新年会を下記の通り開催いたします。

ご多忙中とは存じますが、万障お繰り合わせの上、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　記

・日時：2026年1月25日（金）19:00開始（18:45受付開始）
・会場：「レストランTOKYO」3F バンケットルーム
　　　　 東京都千代田区丸の内1-2-3
　　　　 TEL：03-1234-5678
　　　　 地図：https://goo.gl/maps/xxxxxxxxx
・会費：お一人様6,000円（当日受付にて申し受けます）
・出欠連絡：1月18日（金）までに本メールへの返信にてお知らせください

以上

—————————————-
【幹事】総務部 山田 太郎
内線：1234／Email: t.yamada@example.com
—————————————-

例文2：部署・チーム向け・カジュアル

想定シーン：気心知れた部署メンバー同士の新年会。堅苦しくせず、参加意欲を高める柔らかいトーンにする。

件名：【営業部】新年会のご案内（1/24開催・1/17締切）

営業部の皆さん

お疲れ様です。リーダーの佐藤です。
新年あけましておめでとうございます！

今年も部内一丸となって目標達成を目指すべく、キックオフを兼ねた新年会を企画しました。おいしいお酒と料理で、普段はできない話も交えながら盛り上がりましょう。

【新年会 詳細】
・日時：1月24日（金）19:30スタート
・会場：居酒屋「だるま」駅前店（予約名：佐藤）
　　　　 URL：https://www.example-izakaya.com
・会費：4,500円（当日集金）
・返信：1月17日（金）午前中までに、本メールへご返信ください

今年もよろしくお願いします！

営業部 佐藤 健太（内線：5678）

例文3：上司・目上の方への個別案内

想定シーン：若手・中堅社員から、普段お世話になっている上司を個別に招待するケース。謙譲語を多めに使う。

件名：新年会についてのご相談（営業部 佐藤）

◯◯部長

お疲れ様です。営業部の佐藤です。
新年あけましておめでとうございます。
旧年中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。

つきましては、ささやかではございますが、日頃の感謝をお伝えしたく、◯◯課の有志で新年会を企画しております。◯◯部長にもぜひご臨席賜りたく、ご都合をお伺いできればと思い、ご連絡いたしました。

ご迷惑でなければ、下記の日程で予定しております。

・日時：1月24日（金）19:00頃〜
・場所：東京駅近辺（詳細は別途ご案内いたします）

ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。本年もご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

—————————————-
営業部 佐藤 健太
内線：5678／Email: k.sato@example.com
—————————————-

目上の方へのお誘いは、いきなり「決定事項」として送らず、「ご都合いかがでしょうか」と相談ベースで切り出すのが礼儀です。

挨拶やスピーチ面で不安がある場合は、新年会の挨拶の例文集や締めの挨拶ガイドもあわせて準備しておくと安心です。

【社外向け】新年会 案内メール例文

社外向けのメールは、社内向けよりもワンランク丁寧な言葉遣いが基本です。相手との関係性（取引の深さ・役職）に応じて、3段階の丁寧さで使い分けてください。

例文4：取引先（複数社）をお招きする丁寧な案内

想定シーン：日頃お世話になっている複数の取引先に、一斉に送るケース。最も使用頻度が高いパターン。

件名：【株式会社◯◯】新年会開催のご案内

お取引先様 各位

謹んで新年のお慶びを申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、弊社では日頃お世話になっております皆様への感謝の意を表したく、ささやかながら新年を祝う宴を下記の通り催したく存じます。

ご多忙中とは存じますが、ぜひともご出席賜りますようお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　記

・日時：2026年1月31日（金）18:30開始（18:15受付開始）
・会場：「◯◯ホテル」2F 鳳凰の間
　　　　 東京都中央区銀座1-1-1／TEL：03-9876-5432
　　　　 URL：https://www.example-hotel.com
・会費：誠に勝手ながら、弊社にて負担させていただきます
・出欠連絡：1月20日（月）までに本メールへご返信ください

本年も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。

以上

—————————————-
株式会社◯◯ 代表取締役社長 鈴木 一郎
（担当：営業部 山田 太郎）
TEL：03-1111-2222／Email: info@example.com
—————————————-

例文5：重要取引先（1社）への最上級に丁寧な案内

想定シーン：社長同士の会食など、特別な取引先へ個別に送るケース。最上級の謙譲表現で、特別感を演出する。

件名：新年会のご案内（株式会社◯◯ 鈴木より）

株式会社ABC
代表取締役社長 渡辺 徹様

謹んで新春のお慶びを申し上げます。
旧年中はひとかたならぬご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。貴社のお力添えなくして、昨年の弊社プロジェクトの成功はございませんでした。

つきましては、旧年中の感謝をお伝えするとともに、本年のさらなる協業の発展を祈念いたしたく、ささやかながらお食事の席をご用意させていただきました。

渡辺様はじめ皆様にはご多忙とは存じますが、万障お繰り合わせの上、ご臨席賜りますようお願い申し上げます。

・日時：2026年1月30日（木）19:00より
・会場：料亭「雅」（東京都港区赤坂1-1-1）
　　　　 詳細な場所は後日改めてご案内いたします
・会費：誠に勝手ながら、弊社にて負担させていただきます

ご出席の可否につきまして、1月20日（月）頃までにご返信いただけますと幸甚に存じます。本年もより一層のお引き立てを賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

—————————————-
株式会社◯◯ 代表取締役社長 鈴木 一郎
TEL：03-1111-2222／Email: suzuki@example.com
—————————————-

例文6：親しい取引先へのフランクな案内

想定シーン：長年お付き合いがあり、担当者同士が気心知れている取引先へのお誘い。堅すぎると逆によそよそしい。

件名：新年会のお誘いです（株式会社◯◯の鈴木です）

株式会社DEF
◯◯様

いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の鈴木です。

あけましておめでとうございます！
旧年中は、公私にわたり大変お世話になりました。◯◯様にはいつも助けていただき、本当に感謝しております。

つきましては、ぜひ新年のご挨拶をさせていただきたく、新年会を企画しました。もしよろしければ、ご一緒に新年をお祝いできませんでしょうか。

・日時：1月24日（金）19:00〜
・場所：和食ダイニング「KOKORO」
　　　　 昨年◯◯様が「気になる」とおっしゃっていたお店です
　　　　 URL：https://www.example-dining.com
・費用：もちろん、こちらで持たせてください

ご多忙かと思いますので、もしご都合が悪ければ遠慮なくおっしゃってくださいね。参加の可否は来週あたりまでにお返事いただけますと嬉しいです。

本年もどうぞよろしくお願いいたします。

—————————————-
株式会社◯◯ 鈴木 一郎
TEL：090-1234-5678／Email: suzuki@example.com
—————————————-

【オンライン開催】新年会 案内メール例文

リモートワークが定着した近年、オンライン新年会も定番になりました。対面と違い参加URL・ツール名・ID/パスコードが必須項目になります。事前にドリンクやフードを送るケースは、送付先住所の確認も忘れずに。

例文7：社内向けオンライン新年会

想定シーン：全社員または部署単位で、Zoom・Teams等で開催するカジュアルなオンライン新年会。

件名：【参加自由】オンライン新年会のご案内（1/24 19:00〜）

社員各位

お疲れ様です。イベント企画チームです。
新年あけましておめでとうございます！

今年も皆様との親睦を深めるため、オンライン新年会を開催します。ご自宅からお気軽にご参加いただけますので、お好きなドリンクやおつまみ片手にお集まりください。豪華景品が当たるオンラインゲームも企画中です。

【オンライン新年会 詳細】
・日時：1月24日（金）19:00〜20:30（途中参加・退出自由）
・開催方法：Zoom
・参加URL：https://zoom.us/j/xxxxxxxxxxx
　　　　 ミーティングID：xxx xxxx xxxx
　　　　 パスコード：2026
・参加費：無料
・服装：自由（リラックスできる格好でOK）
・出欠連絡：不要（時間になったらURLにアクセスしてください）

皆様のご参加を心よりお待ちしております。

—————————————-
イベント企画チーム（内線：8888）
—————————————-

例文8：社外向けオンライン新年会（フードデリバリー付き）

想定シーン：取引先をオンラインで招待し、事前に食事やドリンクを送付する丁寧なパターン。感謝の気持ちを形にしたい場面で。

件名：【オンライン開催】株式会社◯◯ 新年会のご案内

株式会社ABC
◯◯様

謹んで新年のお慶びを申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、弊社では日頃お世話になっております皆様への感謝の意を表したく、本年はオンライン形式にて新年会を催したく存じます。ささやかではございますが、弊社よりお食事とお飲物のセットを事前にお送りさせていただきます。

画面越しではございますが、皆様と新年をお祝いできましたら幸いです。

　　　　　　　　　　　記

・日時：2026年1月31日（金）18:00〜19:00
・開催方法：Microsoft Teams
　　　　 参加URLは開催日が近づきましたら改めてご案内いたします
・事前送付：お食事・お飲物のセットをお送りいたします
　　　　 送付先ご住所をご教示ください
・出欠連絡：1月20日（月）までに本メールへご返信ください

本年も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。

以上

—————————————-
株式会社◯◯ 営業部長 山田 太郎
TEL：03-1111-2222／Email: t.yamada@example.com
—————————————-

【状況別】応用メール例文

案内メールを送ったら幹事の仕事が終わり、というわけではありません。日程調整・リマインド・中止・延期など、状況ごとに必要な連絡があります。使用頻度の高い4パターンを用意しました。

例文9：日程調整メール（候補日を聞く場合）

想定シーン：開催日がまだ決まっておらず、参加者の都合を聞いて日程を確定させたい段階で送るメール。

件名：【ご相談】新年会の開催日程について（◯◯部 佐藤）

営業部各位

お疲れ様です。佐藤です。
新年会の幹事を担当することになりました。

つきましては、皆様の参加率が最も高い日程で開催したく、開催候補日についてご意見を伺えればと存じます。

下記URLの調整ツールより、ご都合のよろしい日時に○をつけていただけますでしょうか。

【回答期限】1月10日（金）まで
https://chouseisan.com/xxxxxxxxxxxx

お忙しいところ恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

営業部 佐藤 健太

例文10：リマインドメール（開催日直前）

想定シーン：開催3〜5日前に送る最終確認メール。時間が経って案内を忘れた人へのリマインドも兼ねる。

件名：【再案内】新年会は今週金曜日です（◯◯部）

営業部各位

お疲れ様です。幹事の佐藤です。
いよいよ今週1月24日（金）に迫りました新年会について、再度ご案内いたします。

お店の場所など、改めてご確認をお願いいたします。当日は皆で楽しみましょう。

【日時】1月24日（金）19:30スタート
【場所】居酒屋「だるま」駅前店
（詳細は前回の案内メールをご確認ください）

もし急な欠席となる場合は、佐藤の携帯（090-xxxx-xxxx）までご連絡ください。当日お会いできるのを楽しみにしております。

営業部 佐藤 健太

例文11：中止のお詫びメール

想定シーン：やむを得ない事情で新年会自体を取りやめる場合。お詫びの気持ちを第一に、簡潔に伝える。

件名：【重要：中止のお知らせ】1月25日開催の新年会について

関係者各位

お疲れ様です。総務部の山田です。
1月25日（金）に開催を予定しておりました新年会ですが、諸般の事情により、誠に勝手ながら開催を中止させていただくこととなりました。

ご参加を予定してくださっていた皆様には、多大なるご迷惑をおかけしますこと、また、直前のご連絡となりましたことを、心より深くお詫び申し上げます。

何卒ご理解いただけますよう、お願い申し上げます。

総務部 山田 太郎

例文12：延期のお詫びメール

想定シーン：中止ではなく日程を改めて開催する場合。新しい日程が決まり次第、改めて案内する旨を伝える。

件名：【重要：延期のお知らせ】1月25日開催の新年会について

関係者各位

お疲れ様です。総務部の山田です。
1月25日（金）に開催を予定しておりました新年会ですが、諸般の事情により、開催を延期させていただくことになりました。

ご予定を調整してくださっていた皆様には、誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。

新たな日程につきましては、決定次第、改めてご案内させていただきます。大変恐縮ではございますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

総務部 山田 太郎

案内メールを受け取ったときの返信例文

幹事側だけでなく、案内を受け取る側のマナーも押さえておくと安心です。出席でも欠席でも、必ず期限内に返信するのが大原則。返信が遅れると、幹事の会場予約に影響します。

例文13：社内向けの出席返信

想定シーン：同じ部署やチームからの案内に返信するケース。シンプルかつ前向きな一言を添える。

件名：Re:【営業部】新年会のご案内

佐藤さん

お疲れ様です。◯◯です。
新年会の企画、ありがとうございます。
ぜひ参加させてください。

当日、皆さんにお会いできるのを楽しみにしています。
よろしくお願いいたします。

例文14：社外向けの出席返信

想定シーン：取引先からの正式な案内に返信するケース。感謝の気持ちと当日の期待を丁寧に伝える。

件名：Re:【株式会社◯◯】新年会開催のご案内

株式会社◯◯
営業部長 山田 太郎様

いつも大変お世話になっております。
株式会社ABCの渡辺です。

この度は、新年会のご丁寧なご案内をいただき、誠にありがとうございます。喜んで出席させていただきます。

貴社の皆様にお会いできますことを、心より楽しみにしております。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社ABC 渡辺 徹

例文15：社内・社外共通の欠席返信

想定シーン：先約や出張などで参加できない場合。お詫びと、次の機会への前向きな言葉をセットで伝えるのがマナー。

件名：Re:【株式会社◯◯】新年会開催のご案内

株式会社◯◯
営業部長 山田 太郎様

いつも大変お世話になっております。
株式会社ABCの渡辺です。

この度は新年会にお招きいただき、誠にありがとうございます。せっかくお誘いいただきましたのに大変恐縮ですが、当日はあいにく先約がございまして、残念ながら欠席させていただきます。

皆様によろしくお伝えいただけますと幸いです。
本年も変わらぬお付き合いのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社ABC 渡辺 徹

欠席理由は「先約がある」「あいにく所用で」程度にとどめ、具体的に書かないのがビジネスマナー。相手に余計な詮索をさせず、失礼になりません。

案内メールでやりがちなNG表現・失礼になるフレーズ

丁寧に書こうとするあまり、かえって失礼になったり誤解を招いたりする表現があります。特にやりがちな6パターンを覚えておきましょう。

最大のNGは「返信期限が曖昧」なこと。「早めに」「お手すきの時に」ではなく、必ず「◯月◯日（◯）まで」と具体的な日付を明記しましょう。これだけで返信率が大きく変わります。

幹事がよく困る疑問Q&A

最後に、幹事を務める中でよく出てくる細かな疑問をQ&A形式でまとめました。

会費はいつ、どうやって集めるのがベスト？

当日の受付で集めるのが最もスムーズです。お釣りが出ないように、事前に会費をアナウンスしておくとより親切。案内メールには「会費：5,000円（お釣りのないようご協力いただけますと幸いです）」と添えておくとよいでしょう。事前集金は管理が面倒になりがちなので、少人数のケースを除いて避けたほうが無難です。

案内メールを送るのに適した時間帯は？

多くの人がメールをチェックする時間帯を狙うのがポイント。具体的には「始業直後の午前中」や「お昼休み明けの13時〜14時頃」がおすすめです。金曜日の夕方や休日の前日は、他のメールに紛れて見落とされやすいため避けましょう。

欠席の連絡をもらったら、返信はどうすればいい？

欠席の連絡には必ず返信するのがマナーです。「ご連絡いただきありがとうございます。承知いたしました。またの機会にお会いできるのを楽しみにしております。」といった簡潔な内容で十分。相手への気遣いを示すことが大切です。

返信が来ない人にはどう催促すればいい？

返信期限を過ぎても連絡がない場合は、やんわりと催促しましょう。「お忙しいところ恐れ入りますが、新年会の出欠についてご確認いただけますでしょうか」といったトーンで、責めるような印象を与えないことが大切。メールで反応がなければ、直接声をかけるかチャットツールで確認するのも有効です。

お店の予約で気をつけることは？

人数の変動に対応できるよう、予約時に「多少の増減がある可能性」を伝えておくと安心。キャンセルポリシー（何日前までなら無料でキャンセルできるか）も必ず確認しましょう。直前のドタキャンで高額なキャンセル料が発生すると、幹事としても困りますよね。

一斉送信のとき、BCCとCCはどう使い分ける？

社外の複数取引先に送る場合は、相手のメールアドレスが互いに見えないようBCCで送信するのが鉄則です。社内向けで、参加者同士の面識がある場合はCCでも問題ありません。迷ったらBCCにしておけば安全です。

まとめ：丁寧な案内メールで新年会を成功させよう

新年会の案内メールは、新年明けに社内外の多くの人が最初に目にするビジネス文書です。少しの工夫で印象が大きく変わり、新年会への参加意欲も上がります。

この記事のポイントをおさらいしておきましょう。

• 案内メールは開催日の約1ヶ月前が送信ベストタイミング
• 件名は「差出人・要件・返信期限」の3要素を入れる
• 日時・会場・会費・出欠期限は箇条書きで視認性アップ
• 相手や場面に合わせて、本記事の15パターンから選んで使い分け
• 「早めに」「例年どおり」などの曖昧表現はNG、具体的な日付で書く

案内メールが整ったら、次は当日の進行準備です。挨拶やスピーチの準備には新年会の挨拶例文集や締めの挨拶ガイド、服装選びにはホテル新年会のドレスコードも参考にしてみてください。

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今年の新年会が素敵な一年のスタートになりますように。気になった例文をコピーして、あなたの状況に合わせて書き換えてみてください。

新年会の司会進行で悩んだら、そのままコピペで使える台本とタイムテーブルをまとめた記事も参考にしてください。

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