送別会の開催にあたって、主賓である本人に送る案内メールは、社内向けの案内とは一線を画す特別なメッセージとなります。異動、定年退職、転職、結婚・出産、海外赴任、部署異動など、さまざまなシーンに合わせた文例が必要となるため、今回はその基本的な書き方や文例、さらに成功させるための実践的なアドバイスまでを余すところなくご紹介します。
送別会案内メールの基本的な書き方のポイント
送別会の案内メールを作成する際には、相手への敬意を払いながらも、必要な情報が的確に伝わるように心がけることが大切です。以下に、基本となるポイントを詳しく解説します。
1. 名前は正確に記載する
送別会の主賓に送るメールでは、誤った名前表記は非常に大きな失礼に繋がります。必ずフルネームと正しい敬称を使用し、特に同姓同名や似た名前の方がいる場合は注意深く確認しましょう。
2. 要点を簡潔に伝える
送別会の日時、場所、アクセス方法など、必要な情報は明瞭かつコンパクトに記載することが求められます。冗長な表現は避け、すでに本人と事前に打ち合わせ済みであることを踏まえ、簡潔な文章で伝えるとより親しみやすくなります。
3. 会費の記載は不要
主賓となる本人は通常、会費の負担を求められることはありません。そのため、案内メール内に会費に関する記載は控え、もし問い合わせがあった際には丁寧に「主賓ですので会費は不要です」とご説明しましょう。
4. メール送付前に口頭での連絡を
メールはあくまで正式な案内文書として利用し、可能であれば事前に直接お伝えすることで、より丁寧な印象を与えることができます。特に社内に在籍中の場合は、直接のコミュニケーションを忘れずに行うことが重要です。
シーン別送別会案内メールの文例集
ここからは、状況ごとに適した文例をいくつかご紹介します。どのケースも、送り手の思いや配慮が伝わる文章を心掛けることがポイントです。
本人と直接打ち合わせしている場合
すでに面と向かって話し合った上での案内メールの場合は、改まった表現ではなく、親しみやすいトーンで簡潔に情報をまとめると良いでしょう。
件名：送別会のご案内 亀田部長 お疲れさまです。営業部の吉住です。 先ほど直接お話しした通り、送別会の日程が決まりましたのでご連絡いたします。 【日時】 〇月〇日（〇曜日）18:30～ 【場所】 居酒屋〇〇〇〇 【住所】 東京都〇〇区〇〇1-2-3 【電話】 03-0000-0000 【HP】 http://・・・・・・・.com 【地図】 ※別途ご案内 ご多忙のところ恐縮ですが、ぜひご参加くださいますようお願いいたします。 ※ご不明点は、どうぞお気軽に私までご連絡ください。 営業部 吉住〇〇 内線：0000 E-mail:・・・・・・・
本人と直接打ち合わせしていない場合
直接会う機会がない場合、やや堅めの文章で丁寧に伝えることが大切です。相手への敬意を十分に込めた文章に仕上げましょう。
異動の場合の文例
異動が栄転の場合は、今後の活躍を祝う言葉と感謝の気持ちを表現することがポイントです。
件名：送別会のご案内 山口課長 この度のご栄転、心よりお祝い申し上げます。 課長がこれまで示されてきたリーダーシップは私たちの大きな励みとなっております。 今後のさらなるご活躍を、心から祈念いたします。 さて、感謝の気持ちを込めて、ささやかながら送別会を開催する運びとなりました。 以下、詳細をご案内いたします。 【日時】 〇月〇日（〇曜日）18:30～ 【場所】 居酒屋〇〇〇〇 【住所】 東京都〇〇区〇〇1-2-3 【電話】 03-0000-0000 【HP】 http://・・・・・・・.com 【地図】 何卒ご出席くださいますようお願い申し上げます。 ※ご不明点は、幹事の吉住までお問い合わせください。 （署名）
定年退職の場合の文例
長年の貢献に対して感謝と労いの気持ちを込めた文章が求められます。心からの敬意を表現し、穏やかなトーンでまとめると良いでしょう。
件名：送別会のご案内 亀田部長 この度は、長きにわたり会社の発展にご尽力いただき、誠にありがとうございました。 部長の温かいご指導と絶え間ない努力に、心より感謝申し上げます。 つきましては、皆で感謝の気持ちを分かち合うため、送別会を開催いたします。 詳細は下記の通りです。 【日時】 〇月〇日（〇曜日）18:30～ 【場所】 居酒屋〇〇〇〇 【住所】 東京都〇〇区〇〇1-2-3 【電話】 03-0000-0000 【HP】 http://・・・・・・・.com 【地図】 どうかご参加いただき、これまでのご功績に改めて感謝できればと存じます。 ※ご不明な点があれば、幹事の吉住までご連絡ください。 （署名）
一般的な退職（転職など）の場合
新たな門出を祝福しつつ、これまでの労をねぎらう温かいメッセージが効果的です。これまでの思い出と感謝を込めた文章を心掛けましょう。
件名：送別会のご案内 三橋〇〇さん お疲れさまです。営業部の吉住です。 この度、三橋さんのご退職の報に接し、これまで共に過ごした日々に深い感謝の気持ちを抱いております。 7年間、本当にありがとうございました。 ささやかではありますが、感謝の意を込めた送別会を開催いたします。 以下、詳細をご案内いたします。 【日時】 〇月〇日（〇曜日）18:30～ 【場所】 居酒屋〇〇〇〇 【住所】 東京都〇〇区〇〇1-2-3 【電話】 03-0000-0000 【HP】 http://・・・・・・・.com 【地図】 お忙しいところ恐れ入りますが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。 ※不明点等ございましたら、幹事の吉住までお問い合わせください。 （署名）
会社都合による退職の場合の文例
会社都合の退職の場合は、相手の気持ちに寄り添いながら、これまでの感謝とお別れの意を丁寧に表現することが大切です。
件名：送別会のご案内 山田様 お疲れさまです。総務部の山口です。 この度は、長い間のご尽力に対し心より感謝申し上げます。 山田様の3年間のご貢献は、会社の発展に大いに寄与していただきました。 感謝の気持ちを込めまして、ささやかではありますが送別会を開催させていただく運びとなりました。 ぜひともご参加いただければ幸いです。 【日時】 〇月〇日（〇曜日）18:30～ 【場所】 レストラン〇〇〇〇 【住所】 東京都〇〇区〇〇1-2-3 【電話】 03-0000-0000 【HP】 http://・・・・・・・.com 【地図】 ご不明点は、幹事の山口までお問い合わせください。 （署名）
海外赴任・転勤の場合の文例
海外赴任や転勤となる場合は、新天地での成功を願う気持ちと、これまでの感謝の気持ちを込めた文章が求められます。
件名：送別会のご案内 中村部長 この度は、海外赴任という新たな挑戦へのご栄転、誠におめでとうございます。 アメリカ支社でのご活躍が、さらに輝かしい成果を生むことを信じております。 感謝と激励の気持ちを込めまして、送別会を開催する運びとなりました。 詳細は以下の通りです。 【日時】 〇月〇日（〇曜日）18:30～ 【場所】 レストラン〇〇〇〇（アメリカ料理） 【住所】 東京都〇〇区〇〇1-2-3 【電話】 03-0000-0000 【HP】 http://・・・・・・・.com 【地図】 お忙しい中恐縮ですが、ぜひご参加いただければ幸いです。 ※ご不明な点がございましたら、幹事の小林までお問い合わせください。 （署名）
結婚・出産による退職の場合の文例
新生活へのスタートを祝福する明るく温かい文章がポイントです。これまでの思い出と感謝を伝え、未来へのエールを込めた内容にしましょう。
件名：送別会のご案内 吉住さん この度のご結婚およびご退職、心よりお祝い申し上げます。 新たな人生の門出に際し、これまでの感謝とともに、明るい未来へのエールをお送りいたします。 3年間、チームの雰囲気を明るくしてくださり、ありがとうございました。 感謝とお祝いの気持ちを込め、送別会を開催いたします。 詳細は以下の通りです。 【日時】 〇月〇日（〇曜日）18:30～ 【場所】 レストラン〇〇〇〇 【住所】 東京都〇〇区〇〇1-2-3 【電話】 03-0000-0000 【HP】 http://・・・・・・・.com 【地図】 ぜひご出席いただけますようお願い申し上げます。 ※ご不明点は、幹事の山本までご連絡ください。 （署名）
独立・起業による退職の場合の文例
独立や起業を決意された場合は、これまでの感謝に加え、新たな挑戦に対する応援のメッセージをしっかりと込めましょう。
件名：送別会のご案内 伊藤様 この度のご独立・起業という決断、誠におめでとうございます。 伊藤様の豊かな知識と行動力で、新たな事業が大きく発展されることを確信しております。 5年間、本当に多くのことを学ばせていただきました。 感謝と今後のご活躍への期待を込め、送別会を開催いたします。 以下、詳細をご確認ください。 【日時】 〇月〇日（〇曜日）18:30～ 【場所】 居酒屋〇〇〇〇 【住所】 東京都〇〇区〇〇1-2-3 【電話】 03-0000-0000 【HP】 http://・・・・・・・.com 【地図】 お忙しい中恐縮ですが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。 ※ご質問は、幹事の木村までご連絡ください。 （署名）
部署異動の場合の文例
同一企業内での部署異動の場合、これからも顔を合わせる機会が続くことを念頭に、温かくエールを送る内容にすることが大切です。
件名：送別会のご案内 加藤さん この度、営業部から経営企画部へのご異動、誠におめでとうございます。 加藤さんが営業部で示された実績は、我々にとって大きな刺激となりました。 今後、経営企画部でもその才能を存分に発揮されることを期待しております。 感謝の意を込め、ささやかですが送別会を開催いたします。 以下、詳細をご案内いたします。 【日時】 〇月〇日（〇曜日）18:30～ 【場所】 居酒屋〇〇〇〇 【住所】 東京都〇〇区〇〇1-2-3 【電話】 03-0000-0000 【HP】 http://・・・・・・・.com 【地図】 お忙しい中恐縮ですが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。 ※ご不明点は、幹事の佐々木までご連絡ください。 （署名）
送別会を成功に導くための実践アドバイス
案内メールを送った後、実際の送別会を円滑に進行させるためのポイントや準備方法についても十分に検討する必要があります。ここでは、予算設定、会場選び、プログラムの進行、さらにはオンライン送別会の実施方法まで、具体的なアドバイスを詳しくご紹介します。
送別会の予算と会場選び
送別会の予算は、参加者の人数や主賓の役職、在籍期間により変動します。一般的な目安として、以下のような金額設定が参考になります。
- 一般社員：4,000～6,000円／人
- 課長級：5,000～7,000円／人
- 部長級：6,000～8,000円／人
- 役員級：8,000～10,000円以上／人
また、会場選びにおいては、参加人数や交通アクセス、個室の有無などが重要なポイントとなります。例えば、5～10名の少人数の場合は個室のある居酒屋やレストラン、30名以上の大規模な送別会の場合はホテルの宴会場や貸切レストランを検討すると良いでしょう。若手社員が多い場合は、予算を抑えたプランも視野に入れて、全員が負担なく参加できるように配慮することが大切です。
当日のプログラムと進行のポイント
送別会当日は、あらかじめ進行役やタイムスケジュールを決定しておくと、スムーズに進行することができます。以下は一般的なプログラム例です。
- 開会の挨拶（約5分）
- 乾杯の発声（約5分）
- 食事と歓談（60～90分）
- 思い出話やエピソードの紹介（15～20分）
- 記念品の贈呈（約10分）
- 主賓からのお礼の言葉（10～15分）
- 中締め（約5分）
- 希望者による二次会への案内（任意）
プログラムを事前に共有しておくことで、参加者全員が安心して送別会に臨むことができ、主賓の方にも心温まる時間を提供できます。
オンライン送別会の開催方法
コロナ禍以降、オンラインでの送別会も一般的になっています。オンライン送別会を成功させるためには、以下のポイントを押さえましょう。
- ツールの選定： Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなど、参加者全員が利用しやすいツールを選びます。
- 事前テスト： 当日までに接続テストを行い、音声や映像の不具合を防止します。
- デジタル寄せ書きやオンライン背景： 参加者同士の一体感を高めるための工夫もおすすめです。
以下は、オンライン送別会の案内メールの例です。
件名：オンライン送別会のご案内 山口様 お疲れさまです。人事部の三橋です。 この度は、山口様のご退職に際し、オンライン送別会を開催する運びとなりました。 【日時】 〇月〇日（〇曜日）19:00～20:30 【ツール】 Zoom 【URL】 https://zoom.us/j/XXXXXXXXXX 【ID】 XXX XXX XXXX 【パスワード】 XXXXXX ※接続方法についてご不明な点がございましたら、幹事の三橋までご連絡ください。 ※当日は18:50から接続テストを実施いたします。 ※可能であれば、カメラをオンにしてご参加いただけると幸いです。 （署名）
送別会終了後のフォローアップ
送別会終了後は、参加者全員へのお礼メールや、撮影した写真・動画の共有など、フォローアップが重要です。お礼メールでは、参加者への感謝の気持ちをしっかりと伝えることで、今後の良好な人間関係の維持にも繋がります。
件名：送別会のお礼 皆様 先日は、山口部長の送別会にご参加いただき、誠にありがとうございました。 皆様のおかげで、とても温かく心に残る会となりました。 山口部長からも「素晴らしい送別会だった」とのお言葉をいただいております。 今後も山口部長の新天地でのご活躍を、全員で応援してまいりましょう。 改めまして、ご協力いただき感謝申し上げます。 （署名）
まとめ
本記事では、送別会の案内メールを本人宛に作成する際の基本的な書き方から、異動、定年退職、転職、海外赴任、部署異動など、さまざまなケースに合わせた文例を豊富にご紹介しました。また、送別会を成功に導くための予算設定、会場選び、当日のプログラムの進行、さらにはオンライン送別会の開催方法についても詳細に解説しました。
送別会は、長年共に働いた仲間との別れを惜しみ、感謝の気持ちを伝える大切なイベントです。初めて幹事を務める方も、この記事を参考にして自信を持って準備を進め、参加者全員にとって思い出に残る会を作り上げてください。また、連絡は早めに行い、メールだけでなく直接コミュニケーションを取ることで、より丁寧な対応が実現できます。
今後、送別会の計画において何かご不明点や追加のご相談があれば、ぜひお声がけください。皆様の送別会が成功し、温かい思い出となることを心より願っております。
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