新年、あけましておめでとうございます。
新しい年を迎えると、気持ちがリセットされて清々しい気分になりますよね。そんな年の始まりに、多くの会社で恒例行事として行われるのが「新年会」です。
もしかして、この記事を読んでいるあなたは、その新年会の幹事に指名されて「案内メールってどう書けばいいんだろう…」と悩んでいるところではないでしょうか。
「社内に送るメールと、取引先に送るメールって何が違うの？」
「返信の締め切りって、どのくらいの期間で設定すればいいのかな」
「案内メールを出すタイミングって、早すぎても遅すぎてもダメだよね…」
「最近はオンライン開催も増えてるけど、その場合の書き方がわからない」
こんな疑問や不安、ありますよね。
実は、新年会の案内メールは新年が明けてから社内外の多くの人が目にする、最初のビジネス文書のひとつ。だからこそ、このメールの印象が新年会全体のイメージを左右するといっても決して大げさではありません。
でも、安心してください。この記事は、そんな幹事さんのあらゆる悩みを解決するために作られた「新年会案内メールの完全ガイド」です。
この記事では、以下のような内容をすべてカバーしています。
- 社内向け・社外向け・上司向けなど、相手別にそのままコピペで使える案内メールのテンプレート
- オンライン新年会にもバッチリ対応した案内文の作り方
- 日程調整やリマインドなど、いろいろな状況で役立つ応用パターン
- 件名の付け方や返信期限の決め方など、失敗しないためのビジネスマナー
- 案内を受け取ったときの、スマートな返信の書き方
この記事を最後まで読めば、新年会の案内メールで迷うことはもうありません。ここで紹介する例文は、コピー＆ペーストして必要な部分だけ書き換えれば、すぐに使えるものばかりです。ぜひじっくり読んで、あなたの会社の新年会を大成功に導いてくださいね。
案内メールを送るベストタイミングとは？送信時期の見極め方
案内メール作成で最初に考えるべきなのが「いつ送るか」というタイミングの問題です。送るのが早すぎると年末の忙しさの中で忘れられてしまいますし、遅すぎると参加者の予定がすでに埋まっていて「行きたかったけど無理」なんてことになりかねません。
では、いつ送るのがベストなのか。これは新年会をいつ開催するかによって変わってきます。
1月の前半（上旬～中旬）に開催する場合
仕事始めからあまり間を置かずに開催するパターンですね。このケースでは、準備を前倒しで進めなければなりません。会場を押さえたり、参加人数を確定させたりといった作業を考えると、年が明けてからでは正直間に合わないんです。
この場合は、12月の上旬から中旬には案内メールを送って、出欠確認まで完了させておくのが理想的です。忘年会の準備と時期が重なるので大変かもしれませんが、余裕を持ったスケジュール管理が成功への近道です。
1月後半（下旬以降）に開催する場合
幹事としては、このパターンが一番やりやすいでしょう。年末のバタバタが落ち着いて、みんなが新年のスケジュールを把握できるようになるタイミングだからです。
この場合は、仕事始めの日から1月の第1週目あたりに案内メールを送るのがおすすめです。参加者も予定を確認する時間が十分に取れるので、スムーズに出欠を集められます。
覚えておきたい基本ルール
開催時期がいつであっても、「開催日の約1ヶ月前」に案内を送るのが最も無難なタイミングです。これを目安にしておけば、大きな失敗はまず防げます。
案内メールに絶対入れるべき8つの要素
わかりやすい案内メールには、必要な情報が過不足なく、きちんと整理されています。ここでは、案内メールに盛り込むべき8つの項目を解説していきます。これらをしっかり押さえれば、誰が読んでも誤解のない親切な案内状が完成しますよ。
1. 件名 ― 開封されるかどうかはここで決まる
忙しいビジネスパーソンは、毎日たくさんのメールを受け取っています。件名をパッと見ただけで「これは後回しでいいや」「自分には関係なさそう」と判断されてしまったら、そもそも開いてもらえません。
件名には「誰からの連絡か」「何についてのメールか」が一目でわかる情報をコンパクトにまとめましょう。
件名の良い例としては、「【○○部】新年会開催のご案内（1/25開催）」「【株式会社○○】新年会のご案内」「【要返信：1/18(金)まで】2026年 新年会開催のお知らせ」などがあります。逆に避けたいのは、「新年会のお知らせ」のように漠然としたもの、「○○です」のように件名だけでは内容がわからないもの、「【重要】ご連絡」のように具体性に欠けるものです。
2. 宛名 ― 敬意を込めた第一印象づくり
宛名はメールの顔となる部分です。社内向けなのか社外向けなのか、複数人への一斉送信なのか個人宛なのかによって、適切な敬称を使い分ける必要があります。
社内で全体や複数の部署に送る場合は「各位」を使います。たとえば「関係者各位」「営業部各位」といった形です。社内でも個人や目上の方に送る場合は「役職＋氏名＋様」の形式で「○○部長 ○○様」のように書きます。
社外で会社や部署宛に送る場合は「会社名＋部署名＋御中」として「株式会社○○ 御中」と記載します。社外で個人宛の場合は「会社名＋部署名＋役職＋氏名＋様」の形で「株式会社○○ 営業部長 ○○ ○○様」とするのが正式です。
3. 冒頭の挨拶 ― 季節感と感謝で好印象を
本題に入る前に、時候の挨拶と日頃の感謝を伝える一文を入れましょう。これがあるとないとでは、メール全体の印象がまったく違ってきます。
社内向けであれば、「皆様、新年あけましておめでとうございます。」「○○部の皆様、お疲れ様です。」など、簡潔なもので大丈夫です。社外向けの場合は、「謹んで新年のお慶びを申し上げます。」「旧年中は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございました。」のように、より丁寧な表現を心がけてください。
4. 開催の趣旨・目的 ― 参加したくなる理由を伝える
なぜ新年会を開くのか、その目的をきちんと伝えることで、「参加してみようかな」という気持ちを引き出す効果があります。
たとえば「新たな年の幕開けにあたり、社員一同の結束をより一層深めるべく…」とか「旧年中の感謝をお伝えし、本年の更なる発展を祈念するため…」といった書き方ができます。
5. 日時・場所の詳細 ― 見やすく正確に
新年会の核心となる情報です。見間違いや勘違いが起きないよう、箇条書きを活用して、誰でもひと目でわかるように記載しましょう。
記載すべき項目としては、開催日時（年・月・日・曜日・開始時刻・終了時刻）、会場名、住所、電話番号、地図（GoogleマップなどのURL）、会場の公式サイトURLなどがあります。
6. 会費 ― 金額と集金方法をはっきりと
金額を明記するのはもちろんですが、男女で金額が異なる場合はその点もきちんと書いておきます。社外の方をご招待して会費をいただかない場合は、「会費は不要でございます」と一言添えるか、会費の項目自体を省くのがスマートです。
記載例としては「会費：お一人様 5,000円」「会費：男性 6,000円 / 女性 5,000円」などがあります。
7. 出欠確認 ― 期限と方法を具体的に
出欠確認は、お店の予約人数を確定させるための大切なステップです。「いつまでに」「どうやって」返事をしてほしいのかを、はっきり書きましょう。返信期限は、案内メールを送ってから1週間～10日程度に設定するのが一般的です。
「お手数ですが、○月○日（○）までに、本メールへの返信にて出欠をお知らせください。」といった書き方がわかりやすいでしょう。
8. 署名（幹事の連絡先） ― 問い合わせ先を明確に
最後に、この新年会に関する問い合わせ先を記載します。部署名、氏名、内線番号やメールアドレスなどを書いておけば、参加者が何か確認したいときにもスムーズです。
【そのままコピペOK】シーン別・新年会案内メールの例文集
お待たせしました。ここからは、さまざまなシチュエーションでそのまま使える案内メールの例文を紹介していきます。自分の状況に合わせて、必要な部分を書き換えて活用してくださいね。
社内向けの案内メール例文
まずは社内向けのメール例文から見ていきましょう。全社向けのフォーマルなものから、部署内で使うカジュアルなものまで、バリエーション豊富に用意しました。
例文1：全社向け・フォーマルな案内
件名：【要返信：1/18(金)まで】2026年 新年会開催のご案内
社員各位
新年あけましておめでとうございます。
総務部の山田です。
新たな年の幕開けにあたり、社員一同の結束をより一層深め、本年の更なる飛躍を祈念するため、恒例の新年会を下記の通り開催する運びとなりました。
ご多忙中とは存じますが、万障お繰り合わせの上、奮ってご参加くださいますようお願い申し上げます。
記
・日時：2026年1月25日（金） 19:00 開始（18:45 受付開始）
・会場：「レストラン TOKYO」 3F バンケットルーム
住所：東京都千代田区丸の内1-2-3
電話：03-1234-5678
地図：https://goo.gl/maps/xxxxxxxxx
URL：https://www.example-restaurant.com
・会費：お一人様 6,000円（当日、受付にて申し受けます）
・出欠のご連絡：
お手数ですが、会場準備の都合上、1月18日（金）までに本メールへの返信にて、出欠をお知らせください。
以上
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【幹事】
総務部 山田 太郎
内線：1234
Email: t.yamada@example.com
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例文2：部署・チーム向け・カジュアルな案内
件名：【営業部】新年会やります！【1/17(金)までにご返信を！】
営業部の皆さん
お疲れ様です！リーダーの佐藤です。
新年あけましておめでとうございます！
さて、今年も一年、部内一丸となって目標達成を目指すべく、キックオフの意味も込めて新年会を開催したいと思います！
おいしいお酒と食事で、普段はできない話も交えながら、皆で盛り上がりましょう！
詳細は以下の通りです。ぜひぜひ参加してください！
【新年会 詳細】
・日時：1月24日（金） 19:30 スタート
・場所：居酒屋「だるま」駅前店
駅の改札出てすぐの、赤い看板が目印のお店です！
予約名：佐藤
URL：https://www.example-izakaya.com
・会費：4,500円
・返信について：
お店の予約を確定させたいので、1月17日（金）の午前中までに、このメールに返信する形で参加できるか教えてください！
今年も一年、よろしくお願いします！
佐藤 健太
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例文3：上司など目上の方を個別でお誘いする案内
件名：新年会についてのご相談（営業部 佐藤）
○○部長
お疲れ様です。営業部の佐藤です。
新年あけましておめでとうございます。
旧年中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。
つきましては、ささやかではございますが、日頃の感謝をお伝えしたく、○○課の有志にて新年会を企画しております。
○○部長にもぜひご臨席賜りたく、ご都合をお伺いできればと思いご連絡いたしました。
もしご迷惑でなければ、来週1月24日（金）の19時頃から、東京駅近辺でと考えておりますが、部長のご都合はいかがでしょうか。
ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。
本年もご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
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営業部
佐藤 健太
内線：5678
Email: k.sato@example.com
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社外向けの案内メール例文
社外向けのメールでは、社内向けよりも丁寧な言葉遣いが求められます。相手との関係性に応じて、フォーマル度合いを調整してください。
例文4：取引先（複数社）をお招きする丁寧な案内
件名：【株式会社○○】新年会開催のご案内
お取引先様 各位
謹んで新年のお慶びを申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社では日頃お世話になっております皆様への感謝の意を表したく、ささやかながら新年を祝う宴を下記の通り催したく存じます。
ご多忙中とは存じますが、ぜひともご出席賜りますようお願い申し上げます。
記
・日時：2026年1月31日（金） 18:30 開始（18:15 受付開始）
・会場：「○○ホテル」 2F 鳳凰の間
住所：東京都中央区銀座1-1-1
電話：03-9876-5432
地図：https://goo.gl/maps/xxxxxxxxx
URL：https://www.example-hotel.com
・会費：誠に勝手ながら、会費は弊社にて負担させていただきます。
・出欠のご連絡：
お手数とは存じますが、準備の都合上、1月20日（月）までに、本メールへのご返信、または担当の○○までお申し付けください。
本年も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
以上
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株式会社○○
代表取締役社長 鈴木 一郎
（担当：営業部 山田 太郎）
住所：東京都中央区銀座2-2-2
TEL：03-1111-2222
Email: info@example.com
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例文5：特に大切な取引先（1社）をお招きする最上級に丁寧な案内
件名：新年会のご案内（株式会社○○ 鈴木より）
株式会社ABC
代表取締役社長 渡辺 徹様
謹んで新春のお慶びを申し上げます。
旧年中はひとかたならぬご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。
貴社のお力添えなくして、昨年の弊社プロジェクトの成功はございませんでした。
つきましては、旧年中の感謝をお伝えすると共に、本年の貴社との更なる協業の発展を祈念いたしたく、ささやかながらお食事の席をご用意させていただきました。
代表の渡辺様はじめ、皆様には大変ご多忙とは存じますが、万障お繰り合わせの上、ご臨席賜りますようお願い申し上げる次第でございます。
下記、詳細でございます。
・日時：2026年1月30日（木） 19:00より
・会場：料亭「雅」
住所：東京都港区赤坂1-1-1
（詳細な場所につきましては、後日改めてご案内いたします）
なお、誠に勝手ながら、当日の会費は弊社にて負担させていただきます。
ご出席いただけますか否か、1月20日（月）頃までにご返信いただけますと幸甚に存じます。
本年も、より一層のお引き立てを賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
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株式会社○○
代表取締役社長 鈴木 一郎
住所：東京都中央区銀座2-2-2
TEL：03-1111-2222
Email: suzuki@example.com
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例文6：親しい取引先をお誘いするフランクな案内
件名：新年会のお誘いです！（株式会社○○の鈴木です）
株式会社DEF
○○様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の鈴木です。
あけましておめでとうございます！
旧年中は、公私にわたり大変お世話になりました。○○様にはいつも助けていただき、本当に感謝しております。
つきましては、ぜひ新年のご挨拶をさせていただければと思い、新年会を企画しました。
もしよろしければ、一緒に新年をお祝いしませんか？
詳細は下記になります。
・日時：1月24日（金） 19:00～
・場所：和食ダイニング「KOKORO」
昨年、○○様が「気になる」とおっしゃっていたお店です！
URL：https://www.example-dining.com
もちろん、費用はこちらで持たせてください！
ご多忙かと思いますので、もしご都合が悪ければ遠慮なくおっしゃってくださいね。
参加できそうかどうか、来週あたりまでにお返事いただけると嬉しいです。
本年もどうぞよろしくお願いいたします！
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株式会社○○
鈴木 一郎
TEL：090-1234-5678
Email: suzuki@example.com
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オンライン開催の案内メール例文
近年増えているオンライン新年会。対面とは違ったポイントを押さえた案内文が必要です。参加URLやツールの情報など、オンラインならではの項目を忘れずに記載しましょう。
例文7：社内向けオンライン新年会の案内
件名：【参加自由】オンライン新年会のご案内（1/24 19:00～）
社員各位
お疲れ様です。イベント企画チームです。
新年あけましておめでとうございます！
さて、今年も皆様との親睦を深めるため、「オンライン新年会」を下記の通り開催します！
ご自宅からお気軽にご参加いただけますので、ぜひお好きなドリンクやおつまみ片手にご参加ください。
豪華景品が当たるオンラインゲームも企画中です！
【オンライン新年会 詳細】
・日時：1月24日（金） 19:00～20:30（途中参加・退出自由）
・開催方法：Zoom
・参加URL：https://zoom.us/j/xxxxxxxxxxx
（ミーティングID: xxx xxxx xxxx / パスコード: 2026）
・その他：
- 参加費は無料です。
- 服装は自由です。リラックスできる服装でご参加ください。
- 当日の参加・不参加の連絡は不要です。時間になったらURLにアクセスしてください。
皆様のご参加を心よりお待ちしております！
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イベント企画チーム
内線：8888
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例文8：社外向けオンライン新年会の案内
件名：【オンライン開催】株式会社○○ 新年会のご案内
株式会社ABC
○○様
謹んで新年のお慶びを申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社では日頃お世話になっております皆様への感謝の意を表したく、本年はオンライン形式にて新年会を催したく存じます。
ささやかではございますが、弊社よりお食事とお飲物のセットを事前にお送りさせていただきます。
ご多忙中とは存じますが、画面越しではございますが、皆様と新年をお祝いできましたら幸いです。
記
・日時：2026年1月31日（金） 18:00～19:00
・開催方法：Microsoft Teams
※参加用のURLは、開催日が近づきましたら改めてご案内いたします。
・フードデリバリーについて：
お食事とお飲物のセットをお送りしたく、ご参加いただける場合は、送付先のご住所をご教示いただけますと幸いです。
・出欠のご連絡：
お手数とは存じますが、準備の都合上、1月20日（月）までに、本メールへのご返信にて出欠（及び送付先情報）をお知らせください。
本年も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
以上
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株式会社○○
営業部長 山田 太郎
TEL：03-1111-2222
Email: t.yamada@example.com
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こんなときどうする？状況別の応用メール例文
案内メールを送った後も、幹事の仕事は続きます。日程調整やリマインド、やむを得ない中止・延期など、さまざまな状況に対応できるよう、応用パターンも押さえておきましょう。
例文9：日程調整メール（候補日を聞く場合）
件名：【ご相談】新年会の開催日程について（○○部 佐藤）
営業部各位
お疲れ様です。佐藤です。
新年会の幹事を担当することになりました。
つきましては、皆様の参加率が最も高い日程で開催したく、開催候補日についてご意見を伺えればと存じます。
下記URLの調整ツールより、ご都合のよろしい日時に○をつけていただけますでしょうか。
【回答期限：1月10日（金）まで】
https://chouseisan.com/xxxxxxxxxxxx
お忙しいところ恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
例文10：リマインドメール（開催日直前の再案内）
件名：【再案内】新年会は今週金曜日です！（○○部）
営業部各位
お疲れ様です。幹事の佐藤です。
いよいよ今週1月24日（金）に迫りました新年会について、再度ご案内いたします。
お店の場所など、改めてご確認をお願いいたします。
当日は皆で楽しみましょう！
【日時】1月24日（金） 19:30 スタート
【場所】居酒屋「だるま」駅前店
（詳細は前回の案内メールをご確認ください）
もし急な欠席となる場合は、佐藤の携帯（090-xxxx-xxxx）までご連絡ください。
それでは、当日お会いできるのを楽しみにしております！
例文11：中止のお詫びメール
件名：【重要：中止のお知らせ】1月25日開催の新年会について
関係者各位
お疲れ様です。総務部の山田です。
1月25日（金）に開催を予定しておりました新年会ですが、諸般の事情により、誠に勝手ながら開催を中止させていただくこととなりました。
ご参加を予定してくださっていた皆様には、多大なるご迷惑をおかけしますこと、また、直前のご連絡となりましたことを、心より深くお詫び申し上げます。
何卒ご理解いただけますよう、お願い申し上げます。
例文12：延期のお詫びメール
件名：【重要：延期のお知らせ】1月25日開催の新年会について
関係者各位
お疲れ様です。総務部の山田です。
1月25日（金）に開催を予定しておりました新年会ですが、諸般の事情により、開催を延期させていただくことになりました。
ご予定を調整してくださっていた皆様には、誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。
新たな日程につきましては、決定次第、改めてご案内させていただきます。
大変恐縮ではございますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
案内を受け取ったら？スマートな返信の書き方
幹事だけでなく、案内を受け取る側もマナーを押さえておきたいですよね。ここでは、出席・欠席それぞれの返信例文を紹介します。
出席する場合の返信例文
出席の返信は、感謝の気持ちを添えてシンプルにまとめましょう。
例文13：社内向けの出席返信
件名：Re: 【営業部】新年会やります！
佐藤さん
お疲れ様です。○○です。
新年会の企画、ありがとうございます！
ぜひ参加させてください。
当日、皆さんにお会いできるのを楽しみにしています！
例文14：社外向けの出席返信
件名：Re: 【株式会社○○】新年会開催のご案内
株式会社○○
営業部長 山田 太郎様
いつも大変お世話になっております。
株式会社ABCの渡辺です。
この度は、新年会のご丁寧な案内をいただき、誠にありがとうございます。
喜んで出席させていただきます。
貴社の皆様にお会いできることを、心より楽しみにしております。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
欠席する場合の返信例文
欠席の返信では、お誘いへの感謝と、参加できないことへのお詫びをきちんと伝えることが大切です。
例文15：社内・社外共通の欠席返信
件名：Re: 【株式会社○○】新年会開催のご案内
株式会社○○
営業部長 山田 太郎様
いつも大変お世話になっております。
株式会社ABCの渡辺です。
この度は新年会にお招きいただき、誠にありがとうございます。
せっかくお誘いいただきましたのに大変恐縮ですが、当日はあいにく先約がございまして、残念ながら欠席させていただきます。
皆様によろしくお伝えいただけますと幸いです。
本年も変わらぬお付き合いのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
幹事の悩みを解決！よくある質問Q&A
ここからは、幹事を務める上でよく出てくる細かな疑問に、Q&A形式でお答えしていきます。
- 会費はいつ、どうやって集めるのがベスト？
-
当日の受付で集めるのが最もスムーズです。お釣りが出ないように、事前に会費をアナウンスしておくとより親切でしょう。案内メールには「会費：5,000円（お釣りのないようご協力いただけますと幸いです）」のように書いておくといいですね。事前集金は管理が面倒になりがちなので、少人数のケースを除いては避けた方が無難です。
- 案内メールを送るのに適した時間帯ってある？
-
多くの人がメールをチェックする時間帯を狙うのがポイントです。具体的には「始業直後の午前中」や「お昼休み明けの13時～14時頃」がおすすめ。金曜日の夕方や休日の前日は、ほかのメールに紛れて見落とされやすいので、できれば避けましょう。
- 欠席の連絡をもらったら、返信はどうすればいい？
-
欠席の連絡をいただいたら、必ず返信するのがマナーです。「ご連絡いただきありがとうございます。承知いたしました。またの機会にお会いできるのを楽しみにしております。」といった簡潔な内容で大丈夫。相手への気遣いをきちんと示すことが大切です。
- 返信が来ない人にはどう催促すればいい？
-
返信期限を過ぎても連絡がない場合は、やんわりと催促しましょう。「お忙しいところ恐れ入りますが、新年会の出欠についてご確認いただけますでしょうか」といったトーンで、責めるような印象を与えないことが大切です。メールで反応がなければ、直接声をかけるか、チャットツールで確認するのも手です。
- お店の予約で気をつけることは？
-
人数の変動に対応できるよう、予約時に「多少の増減がある可能性」を伝えておくと安心です。また、キャンセルポリシー（何日前までなら無料でキャンセルできるかなど）も必ず確認しておきましょう。直前のドタキャンで高額なキャンセル料が発生すると、幹事としても困りますよね。
まとめ：心のこもった案内メールで、新年会を成功させよう
ここまで、社内向け・社外向け・オンラインなど、さまざまなシーンで使える新年会の案内メールの書き方と例文を、マナーや応用テクニックと一緒にご紹介してきました。
最後に、この記事のポイントをおさらいしておきましょう。
- 案内メールは「開催日の約1ヶ月前」を目安に送るのがベスト
- 件名には「要件」と「返信期限」を明確に入れて、開封してもらいやすくする
- 日時や場所などの基本情報は、箇条書きでわかりやすく整理
- 相手や状況に合わせた丁寧な言葉選びで、参加への意欲を高める
- 日程調整・リマインド・返信の仕方まで押さえれば、幹事として完璧
丁寧でわかりやすい案内メールは、新年会への期待感を高め、参加者との良い関係を築くための大切な第一歩です。この記事が、あなたの新年会準備のお役に立てれば幸いです。
ぜひ例文を参考にして、最高の新年会を企画してくださいね。
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