【保存版】歓迎会の案内メール完全ガイド！新入社員・異動・中途入社別の書き方と例文集

職場に新しいメンバーを迎える歓迎会は、組織の結束を深める大切なイベントですよね。でも、いざ案内メールを送るとなると「どんな内容なら失礼がないかな」「件名ってどう書けばいいんだろう」と悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。

新卒の新入社員、異動で着任した上司、転職してきた中途入社者など、受け取る相手によって文面を工夫する必要があります。この記事では、歓迎会案内メールの基本的な書き方から、シーン別にすぐ使える例文30選、さらには送信後のフォローアップまで徹底的に解説していきます。

初めて幹事を任された方でも、この記事を読めば自信を持って歓迎会の案内メールが作成できるようになりますよ。

歓迎会案内メールが大切な3つの理由

歓迎会の案内メールは、単なるスケジュール告知ではありません。実は、以下の3つの重要な役割を担っているんです。

1. 組織の姿勢を示せる

「新しい人を大切に思っている」という会社や部署の姿勢を伝える絶好のチャンスです。温かみのある案内メールを受け取った新メンバーは「この職場で頑張ろう」と安心感を得られます。逆に、事務的すぎるメールだと「歓迎されていないのかな」と不安にさせてしまうこともあるので注意が必要です。

2. 会社の雰囲気が伝わる

案内メールの文面から、フォーマルな社風なのかカジュアルな社風なのかが自然と伝わります。新メンバーにとっては、職場の空気感を事前に把握できる貴重な機会になるんですね。「こんな雰囲気の会社なんだ」と入社前からイメージを持ってもらえると、歓迎会当日もリラックスして参加してもらいやすくなります。

3. 参加率を左右する

わかりやすく魅力的な案内メールは、参加率の向上に直結します。必要な情報がきちんと整理されていれば、受信者も予定を調整しやすくなりますし、「行ってみようかな」という気持ちにもなりやすいです。反対に、情報が不足していたり読みにくかったりすると、返信が後回しにされてしまうことも。

歓迎会案内メールの基本構成【5つの必須要素】

歓迎会案内メールを作成する際には、5つの要素を必ず盛り込むようにしましょう。これさえ押さえておけば、情報の抜け漏れを防げます。

1. 件名：一目で内容がわかるように

ビジネスパーソンは日々大量のメールを受け取っています。件名を見ただけで「何のメールか」がわかるように書くことで、見落としを防げます。

件名を書くときは、次のポイントを意識してみてください。「歓迎会」というキーワードを必ず入れること、開催日や返信期限を明記すること、【】や［］で重要事項を強調すること、そして誰の歓迎会かを明確にすることです。

具体的な件名の例を15パターン紹介しますので、参考にしてください。

• 【要返信：4/12まで】新入社員歓迎会のご案内（4/19開催）
• 【ご案内】〇〇部長歓迎会のお知らせ（5/15）
• 【出欠確認】中途入社メンバー歓迎会（6/5開催）
• 新入社員歓迎会のお知らせ｜4月19日（水）開催
• 〇〇さん歓迎会のご案内【返信期限：5/8】
• 【全員参加希望】営業部新メンバー歓迎会（4/20）
• 歓迎会のご案内｜〇〇課長着任に伴い
• 【要返信】技術部新メンバー歓迎会のお知らせ
• 〇〇さん歓迎会｜日程のご案内と出欠確認のお願い
• 【開催決定】新入社員歓迎会（4/19）参加のお願い
• 【オンライン開催】新メンバー歓迎会のご案内
• 〇〇部長歓迎会｜5月15日（月）19:00～
• 【至急確認】歓迎会日程変更のお知らせ
• 新年度歓迎会のご案内【複数名合同】
• 【二次会あり】新入社員歓迎会のお知らせ

2. 本文の冒頭：挨拶と趣旨

まずは簡単な挨拶から始め、歓迎会を開催する趣旨を明確に伝えましょう。新入社員や異動者の簡単な紹介を添えると、より親切な印象になります。

冒頭文の例はこんな感じです。

お世話になっております。〇〇部の〇〇です。
この度、新しい仲間を迎えるにあたり、歓迎会を開催する運びとなりました。

3. 開催日時・場所などの詳細

歓迎会の詳細は、受信者が最も気にする部分です。ここで情報が不足していると「場所がわからない」「何時に行けばいいの？」と問い合わせが殺到してしまいます。

必ず記載すべき情報は、開催日時（曜日と時間を正確に）、場所（店名、住所、最寄駅からのアクセス）、店舗の電話番号とURL、会費と支払い方法、所要時間（開始・終了時刻の目安）、そして参加予定人数です。特にアクセス情報は、初めて行く場所だと迷う人も多いので、目印なども書いておくと親切ですね。

4. 出欠確認方法と期限

出欠の返信方法と期限を明確にします。返信用のテンプレートを用意しておくと、回答漏れを防げますし、幹事側の集計作業も楽になります。

出欠確認の記載例を紹介します。

【出欠確認】
〇月〇日（〇）17:00までに、以下の項目を記入してこのメールに返信をお願いします。
――――――――――――――――――――
氏名：
部署：
出席・欠席：
食物アレルギー（ある場合のみ）：
二次会参加（希望する・希望しない）：
――――――――――――――――――――

5. 幹事・担当者の連絡先

当日の緊急連絡や質問に対応できるよう、幹事の連絡先を明記しておきましょう。「何かあったらここに連絡すればいい」とわかっていると、参加者も安心できます。

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【幹事】
〇〇部　〇〇〇〇
内線：1234
メール：xxxxx@example.co.jp
携帯：090-XXXX-XXXX（当日用）
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参加率を高める7つの重要ポイント

せっかく歓迎会を企画しても、参加者が集まらなければ寂しいですよね。ここでは、参加率を高めるための7つのポイントを紹介します。

1. 送信時期は2週間前が目安

案内メールは、歓迎会の2週間前から10日前までに送るのが理想です。全社イベントなら3週間前でも早すぎません。受信者がスケジュールを調整しやすいタイミングを意識しましょう。

また、開催日が近づいたらリマインダーメールを送り、直前には最終案内を送るとより確実です。「うっかり忘れていた」という人を減らせますよ。

2. 見やすいレイアウトで情報を整理

日時、場所、会費などの重要情報は、箇条書きや行頭揃えでまとめましょう。長い文章の中に埋もれてしまうと、読み飛ばされてしまいます。一目で把握できるレイアウトを心がけてください。

3. 出欠確認の手段を明確に

返信メール、Googleフォーム、社内チャットツールなど、会社の規模や文化に合った方法を選びましょう。返信用テンプレートを作成しておくと、幹事の集計作業も格段に楽になります。

4. 会費と支払い方法をはっきり記載

当日払いか事前集金かを明確にしましょう。役職によって会費が異なる場合は、その旨と金額をしっかり記載します。歓迎される側（新入社員や新メンバー）は会費無料とするのが一般的なマナーです。

5. 詳細な会場情報を提供

店名と住所だけでなく、地図URL、最寄駅からのアクセス、目印となる建物なども記載すると親切です。初めて行く場所で迷ってしまうと、それだけで気疲れしてしまいますからね。

場所：和食居酒屋「さくら」
住所：東京都千代田区〇〇町1-2-3 〇〇ビル5階
電話：03-1234-5678
URL：http://www.sakura-izakaya.co.jp
アクセス：〇〇駅3番出口から徒歩5分（ローソンを左折してすぐ）

6. 幹事の連絡先を複数記載

メールアドレスだけでなく、内線番号や当日用の携帯番号も記載しておくと、緊急時にも対応できます。「道に迷った」「急に行けなくなった」など、当日のトラブルにもすぐ対応できる体制を整えておきましょう。

7. 開催後のフォローアップを忘れずに

歓迎会後にお礼メールを送ったり、写真を共有したりすると、参加者の満足度が高まります。欠席者への簡単な報告も、「自分も気にかけてもらえている」という印象につながりますよ。

【新入社員向け】歓迎会案内メールの例文5選

4月の入社シーズンは、多くの企業で新卒メンバーを迎え入れる時期ですよね。社内メールやシステムにまだ不慣れな彼らに対しては、わかりやすい表現を心がけましょう。専門用語を避けたり、集合場所を具体的に書いたりする配慮が大切です。

例文1：基本的な書式（社員全体向け）

件名：【要返信：4/12まで】新入社員歓迎会のご案内（4/19開催）

社員各位

お世話になっております。総務部の田中です。

この春、当社に5名の新入社員が入社いたしました。新しい仲間を迎え、より良いスタートを切ってもらうため、下記の通り歓迎会を開催いたします。

【新入社員のご紹介】
・営業部：山田太郎、佐藤花子
・技術部：鈴木一郎、高橋洋子
・経理部：伊藤誠

【歓迎会詳細】
日時：2025年4月19日（水）18:30～20:30
場所：和食居酒屋「さくら」
住所：東京都千代田区〇〇町1-2-3 〇〇ビル5階
電話：03-1234-5678
URL：http://www.sakura-izakaya.co.jp
会費：5,000円（当日受付にてお支払いください）
　　　※新入社員は会費無料です
内容：コース料理＆フリードリンク（2時間）

【出欠確認】
4月12日（水）17:00までに、以下の項目を記入してこのメールに返信をお願いします。
――――――――――――――――――――
氏名：
部署：
出席・欠席：
食物アレルギー（ある場合のみ）：
――――――――――――――――――――

当日は二次会の予定もありますので、希望される方はその旨もご連絡ください。
ご不明な点がございましたら、遠慮なく下記までお問い合わせください。

皆さまのご参加を心よりお待ちしております。

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【幹事】
総務部　田中一郎
内線：1234
メール：tanaka@example.co.jp
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例文2：カジュアルな書き方（部署内向け）

件名：【ご案内】新入社員歓迎会をやります！（4/20）

営業部の皆さん

お疲れさまです。営業部の佐藤です。

ご入社おめでとうございます！そして普段の業務、本当にお疲れさまです。

このたび、新入社員の山田さん・鈴木さんを正式に歓迎し、先輩との交流を深めてもらう場として、歓迎会を企画しました。

■日時：4月20日（木）18:30～20:30
■場所：居酒屋〇〇（会社から徒歩5分）
■住所：東京都〇〇区〇〇町2-3-4
■電話：03-2345-6789
■会費：4,000円（新入社員は無料）
■内容：ドリンクと軽食を用意しています！

気楽な雰囲気での会なので、ぜひ肩の力を抜いてご参加ください。先輩社員にざっくばらんに相談できるチャンスにもなると思います。

【返信のお願い】
4月15日（月）までに、出席・欠席をこのメールに返信してください。

当日お会いできるのを楽しみにしています！

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【幹事】
営業部　佐藤花子
内線：2222
メール：sato@example.co.jp
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例文3：新入社員本人への案内

件名：歓迎会のご案内

新入社員の皆さま

日々の業務お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

この度、皆さんを歓迎し、部署のメンバーと気軽に交流いただく機会として、下記の通り歓迎会を開催いたします。

日時：〇月〇日（〇曜日）午後6時30分～午後8時30分
場所：居酒屋〇〇
住所：〇〇市〇〇町1-2-3
電話：00-0000-0000
HP：http://XXXXXX.com
集合：当日は午後6時15分に会社正面玄関にお集まりください。一緒に会場へ向かいます。

配属されてまだ間もない時期で何かと大変かと思いますが、ぜひリラックスして楽しんでいただければ嬉しいです。

先輩社員も皆さんとお話しできることを楽しみにしています。もしわからないことがありましたら、お気軽にお問い合わせください。

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【幹事】
〇〇部　〇〇（内線1111）
E-mail：xxxxxx@xxxx.xx.xx
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例文4：複数部署合同の歓迎会

件名：【合同開催】2025年度新入社員歓迎会のお知らせ

関係者各位

お世話になっております。人事部の山本です。

2025年度の新入社員12名が各部署に配属されました。今年度は複数部署合同での歓迎会を開催いたします。

【新入社員配属先】
・営業部：4名
・技術部：3名
・経理部：2名
・総務部：2名
・マーケティング部：1名

【歓迎会詳細】
日時：2025年4月25日（金）18:00～20:30
場所：〇〇ホテル 宴会場「松の間」
住所：東京都〇〇区〇〇町3-4-5
電話：03-3456-7890
会費：課長以上 7,000円／一般社員 5,000円
　　　※新入社員は無料
内容：着席ビュッフェ形式、フリードリンク

【プログラム（予定）】
18:00 開会・社長挨拶
18:15 新入社員紹介・自己紹介
18:45 乾杯・歓談
20:00 締めの挨拶
20:30 閉会

【出欠確認】
4月18日（金）正午までに下記フォームよりご回答ください。
URL：https://forms.example.com/xxxxx

多くの方のご参加をお待ちしております。

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【幹事】
人事部　山本太郎
内線：3333
メール：yamamoto@example.co.jp
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例文5：少人数での部署内歓迎会

件名：新メンバー歓迎会のお知らせ（4/18）

経理部の皆さん

お疲れさまです。経理部の中村です。

4月1日付で入社された伊藤さんの歓迎会を下記の通り企画しました。少人数でゆっくりお話しできる機会にしたいと思います。

■日時：4月18日（木）19:00～21:00
■場所：個室居酒屋「月」
■住所：〇〇市〇〇町4-5-6
■電話：00-1111-2222
■会費：3,500円（伊藤さんは無料）
■参加予定：6名

伊藤さんは前職で経理業務を5年間担当されていた即戦力です。ぜひ皆さんと交流を深めていただきたいと思います。

4月15日（月）までに出欠をお知らせください。よろしくお願いいたします。

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【幹事】
経理部　中村
内線：4444
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【上司・管理職向け】歓迎会案内メールの例文5選

人事異動で新たに着任した上司への案内では、敬意を払いながらも親しみやすさを演出することが大切です。上司の場合は、事前にスケジュールを確認してから日程を決めるケースが多いでしょう。文面は丁寧に、でも堅くなりすぎないバランスを心がけてください。

例文1：課長クラス向けの基本例

件名：歓迎会のご案内（5/10開催）

〇〇課長

お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

先日ご相談させていただきました歓迎会の日程が正式に決まりましたので、ご案内申し上げます。

日時：5月10日（金）午後7時～
場所：居酒屋〇〇
住所：〇〇市〇〇町1-2-3
電話：00-0000-0000
HP：http://XXXXXX.com
参加者：〇〇部全メンバー（約12名）

ささやかな会ではございますが、部署一同、〇〇課長と一緒にお話できることを楽しみにしております。

ぜひ、ご出席いただけますようお願い申し上げます。

————————————————
【幹事】
〇〇部　〇〇（内線1111）
E-mail：xxxxxx@xxxx.xx.xx
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例文2：部長クラス向けの丁寧な案内

件名：〇〇部長歓迎会のご案内

〇〇部長

平素より大変お世話になっております。〇〇部の〇〇と申します。

このたび、〇〇部長の着任を心から歓迎する気持ちを込め、下記の通り歓迎会を企画させていただきました。

■日時：5月15日（木）18:00～20:00
■場所：日本料理「〇〇」個室
■住所：東京都〇〇区〇〇町5-6-7
■電話：03-5555-6666
■HP：http://XXXXXX.com
■アクセス：〇〇駅東口から徒歩3分
■参加者：部内の全スタッフ（15名）および関連部署管理職

〇〇部長には、前部署で培われたご経験を活かし、当部署をさらに発展させていただけるものと期待しております。

部署一同、〇〇部長との親睦を深める機会として楽しみにしております。お忙しいところ恐縮ではございますが、ぜひご出席いただけますようお願い申し上げます。

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【幹事】
〇〇部　〇〇（内線1111）
E-mail：xxxxxx@xxxx.xx.xx
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例文3：部署メンバー向けの上司歓迎会案内

件名：【5/15開催】山田新部長歓迎会のご案内

マーケティング部 各位

お疲れさまです。マーケティング部の佐藤です。

4月の人事異動に伴い、営業部から山田和男部長が着任されました。新しいリーダーと部署全体のコミュニケーションを深めるため、下記のように歓迎会を開催します。

【開催概要】
日時：2025年5月15日（木）19:00～21:00
場所：イタリアンレストラン「ベラ・イタリア」
住所：東京都渋谷区〇〇町4-5-6 〇〇ビル2階
電話：03-9876-5432
会費：一般社員 5,000円／課長以上 6,000円（5月10日に集金します）

【山田部長について】
前部署では海外マーケティングの戦略構築を中心に活躍され、今後は当部署でも新たなプロジェクトを推進される予定です。

【出欠確認】
5月8日（木）12:00までに下記フォームまたはメール返信でお知らせください。
――――――――――――――――――――
氏名：
チーム：
出席・欠席：
備考（質問などあれば）：
――――――――――――――――――――

何かご不明点がございましたら、幹事までお気軽にお問い合わせください。皆さんのご参加をお待ちしています！

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【幹事】
マーケティング部　佐藤花子
内線：2345
メール：sato@example.co.jp
携帯：090-1234-5678（当日用）
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例文4：役員クラス向けのフォーマルな案内

件名：〇〇取締役歓迎会のご案内

〇〇取締役

謹啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

このたびの〇〇取締役のご就任、誠におめでとうございます。

つきましては、ご就任をお祝いし、今後のご指導を賜りたく、下記の通り歓迎会を開催させていただきたく存じます。

　　　　　　記

日時：令和〇年〇月〇日（〇）午後6時30分より
場所：〇〇ホテル 日本料理「〇〇」
住所：東京都〇〇区〇〇町1-1-1
電話：03-0000-0000
会費：10,000円

ご多用中誠に恐縮ではございますが、万障お繰り合わせの上、ご出席賜りますようお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬白

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【幹事代表】
〇〇部　部長　〇〇〇〇
メール：xxxxx@example.co.jp
————————————————

例文5：転勤者（管理職）向けの案内

件名：〇〇支店長歓迎会のご案内

〇〇支店長

お疲れさまです。〇〇支店 総務担当の鈴木です。

この度は〇〇支店へのご着任、誠におめでとうございます。

つきましては、支店メンバー一同で〇〇支店長の歓迎会を開催させていただきたく、ご案内申し上げます。

■日時：5月20日（火）18:30～20:30
■場所：和食処「〇〇」
■住所：〇〇県〇〇市〇〇町2-3-4
■電話：00-1234-5678
■参加者：〇〇支店全員（20名）

当地での生活に関するご質問等ございましたら、遠慮なくお申し付けください。支店一同でサポートいたします。

ご多忙のところ恐れ入りますが、ご出席いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

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【幹事】
〇〇支店 総務担当　鈴木
内線：5555
メール：suzuki@example.co.jp
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【中途入社者向け】歓迎会案内メールの例文5選

中途入社者は即戦力として期待される一方、新しい環境には不慣れな面もあります。ビジネス経験を踏まえつつ、適度にフォローする姿勢を示しましょう。過度にカジュアルすぎず、かといって堅苦しすぎない、バランスの取れた文面がベストです。

例文1：中途入社者向けの基本例

件名：歓迎会のご案内

〇〇さん

お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

新しい環境でお仕事に取り組んでいただき、誠にありがとうございます。〇〇さんの入社を改めて歓迎し、部署メンバーとの交流を深めるため、下記のとおり歓迎会を開催したいと思います。

日時：〇月〇日（〇曜日）午後7時～
場所：居酒屋〇〇
住所：〇〇市〇〇町1-2-3
電話：00-0000-0000
HP：http://XXXXXX.com
参加者：〇〇部メンバー（8名）

ささやかながら、〇〇さんのこれまでのご経験やお人柄を知る良い機会にしたいと思っています。

ぜひご参加いただければ幸いです。

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【幹事】
〇〇部　〇〇（内線1111）
E-mail：xxxxxx@xxxx.xx.xx
————————————————

例文2：部署メンバー向けの中途入社者歓迎会案内

件名：【6/5開催】技術部新メンバー鈴木さん歓迎会のお知らせ

技術部 各位

お疲れさまです。技術部の高橋です。

6月1日付で鈴木雄太さんが中途入社されました。前職ではAIエンジニアとして5年の経験を積まれており、当社でも即戦力としてのご活躍が期待されています。

そこで、早速ですが歓迎会を企画いたしました。

【歓迎会詳細】
日時：2025年6月5日（木）18:30～20:30
場所：創作料理「和み」
住所：東京都新宿区〇〇町7-8-9 〇〇ビルB1F
電話：03-5678-1234
会費：4,000円（当日集金）※鈴木さんは無料
内容：コース料理とフリードリンク（2時間）

【出欠確認】
5月31日（金）18:00までに以下の内容をメールでお送りください。
――――――――――――――――――――
氏名：
チーム：
出席・欠席：
アレルギーや食事制限（ある場合）：
――――――――――――――――――――

鈴木さんと楽しく交流する場にできればと思います。みなさんのご参加をお待ちしています！

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【幹事】
技術部　高橋誠
内線：3456
メール：takahashi@example.co.jp
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例文3：キャリア採用者向けの丁寧な案内

件名：〇〇さん歓迎会のご案内

〇〇さん

いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。

このたびは当社にご入社いただき、部署一同心より感謝しております。〇〇さんの豊富なスキルや知識をお持ちの方とご一緒できることを大変心強く感じています。

つきましては、〇〇さんを正式に歓迎し、親睦を深める機会として、下記の通り歓迎会を開きたいと考えております。

■日時：〇月〇日（〇曜日）18:30～20:30
■場所：和ダイニング「〇〇」
■住所：〇〇市〇〇町3-4-5
■電話：00-0000-0000
■HP：http://XXXXXX.com
■アクセス：会社から徒歩7分（当日はご案内いたします）
■参加者：〇〇部メンバーおよび関連部署の担当者

当日は〇〇さんのこれまでのご経験談などをお聞かせいただければ嬉しく思います。合わせて、会社のことや業務上の疑問があれば何でもお尋ねください。

お忙しいかとは存じますが、ぜひご参加いただければ幸いです。

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【幹事】
〇〇部　〇〇（内線1111）
E-mail：xxxxxx@xxxx.xx.xx
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例文4：複数名の中途入社者向け

件名：中途入社メンバー歓迎会のご案内（6/10開催）

営業部 各位

お疲れさまです。営業部の田中です。

5月・6月に中途入社された3名のメンバーを迎え、合同での歓迎会を開催いたします。

【新メンバーのご紹介】
・山田太郎さん（5/1入社）：前職は〇〇株式会社で法人営業を担当
・佐藤花子さん（5/15入社）：前職は〇〇株式会社でマーケティングを担当
・鈴木一郎さん（6/1入社）：前職は〇〇株式会社でIT営業を担当

【歓迎会詳細】
日時：6月10日（火）19:00～21:00
場所：ダイニングバー「〇〇」
住所：東京都〇〇区〇〇町6-7-8
電話：03-6666-7777
会費：4,500円（新メンバーは無料）

【出欠確認】
6月5日（木）までに返信をお願いします。

即戦力として活躍いただける3名との親睦を深める良い機会です。ぜひご参加ください！

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【幹事】
営業部　田中
内線：6666
メール：tanaka@example.co.jp
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例文5：専門職の中途入社者向け

件名：法務部新メンバー木村弁護士歓迎会のお知らせ

法務部 各位

お疲れさまです。法務部の中山です。

7月1日付で木村誠弁護士が入社されました。〇〇法律事務所で10年間、企業法務を専門に活動されてきたベテランの弁護士です。

木村弁護士を歓迎し、今後の業務をスムーズに進めるためにも、ぜひ親睦を深める機会を設けたいと思います。

■日時：7月8日（火）18:30～20:30
■場所：フレンチレストラン「〇〇」
■住所：東京都〇〇区〇〇町8-9-10
■電話：03-7777-8888
■会費：6,000円（木村弁護士は無料）
■ドレスコード：ビジネスカジュアル

【出欠確認】
7月3日（木）までに出欠をお知らせください。

皆さまのご参加をお待ちしております。

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【幹事】
法務部　中山
内線：7777
メール：nakayama@example.co.jp
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【オンライン開催】歓迎会案内メールの例文3選

リモートワークが普及した現在、オンラインでの歓迎会も一般的になっています。対面とは違い、接続方法や事前準備を明確に伝えることが特に重要です。「当日接続できない」というトラブルを防ぐためにも、丁寧な案内を心がけましょう。

例文1：Zoom歓迎会の基本例

件名：【要返信】オンライン新入社員歓迎会のご案内（8/5開催）

社員各位

お疲れさまです。人事部の鈴木です。

8月1日付で3名の新入社員が入社しました。リモートワーク下でも新しい仲間をしっかり歓迎したいと思い、オンライン歓迎会を開催します。

【新入社員紹介】
・経理部：田中明子さん
・技術部：佐々木健太さん
・マーケティング部：山口美咲さん

【オンライン歓迎会の詳細】
日時：2025年8月5日（火）19:00～20:30
方法：Zoom（当日午前にミーティングIDとパスワードをお送りします）
内容：
・新入社員の自己紹介
・各部署からの歓迎メッセージ
・バーチャル乾杯＆軽いゲーム

【事前準備のお願い】
・ご自身のドリンクやスナックをご用意ください
・Zoomアプリの最新版をインストールしておくとスムーズです
・安定したネット環境でご参加ください

【出欠確認】
8月2日（金）正午までに、以下を記入し返信をお願いします。
――――――――――――――――――――
氏名：
部署：
出席・欠席：
――――――――――――――――――――

みなさんの参加をお待ちしています！

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【幹事】
人事部　鈴木真理
内線：5678
メール：suzuki@example.co.jp
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例文2：ハイブリッド形式の歓迎会

件名：【ハイブリッド開催】新メンバー歓迎会のご案内

〇〇部 各位

お疲れさまです。〇〇部の山田です。

9月に入社された2名の歓迎会を、オフィス参加とオンライン参加のハイブリッド形式で開催いたします。

【新メンバー】
・佐藤太郎さん（営業チーム）
・田中花子さん（企画チーム）

【歓迎会詳細】
日時：9月15日（金）18:00～19:30
会場参加：本社 会議室A（〇〇フロア）
オンライン参加：Microsoft Teams　※会議リンクは前日にお送りします

【プログラム】
18:00 開始・乾杯
18:10 新メンバー自己紹介
18:30 フリートーク（ブレイクアウトルームあり）
19:20 締めの挨拶
19:30 終了

【ご準備いただくもの】
・会場参加の方：特になし（軽食・飲み物を用意します）
・オンライン参加の方：ご自身の飲み物

【出欠確認】
9月12日（火）までに以下をお知らせください。
――――――――――――――――――――
氏名：
参加方法：会場参加 ／ オンライン参加
――――――――――――――――――――

皆さまのご参加をお待ちしております！

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【幹事】
〇〇部　山田
メール：yamada@example.co.jp
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例文3：オンラインランチ歓迎会

件名：【ランチタイム開催】オンライン歓迎会のお知らせ

技術部 各位

お疲れさまです。技術部の高橋です。

10月入社の木村さんの歓迎会を、ランチタイムにオンラインで開催します。お昼休みを利用した気軽な会ですので、ぜひご参加ください。

【新メンバー】
木村健太さん（バックエンドエンジニア）

【オンラインランチ歓迎会】
日時：10月10日（木）12:00～13:00
方法：Google Meet　※当日朝に会議リンクをお送りします

【内容】
・木村さん自己紹介（5分）
・質問タイム（15分）
・フリートーク（40分）

各自お昼ご飯を食べながらの参加でOKです！木村さんとカジュアルにお話しできる機会にしましょう。

【出欠確認】
10月8日（火）までにSlackまたはメールでお知らせください。

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【幹事】
技術部　高橋
Slack：@takahashi
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【リマインダー・フォローアップ】例文5選

案内メールを送った後のフォローも、歓迎会を成功させるためには欠かせません。開催前のリマインダーメールや、終了後のお礼メールで、参加者の満足度をさらに高めましょう。

例文1：開催3日前のリマインダー

件名：【リマインド】新入社員歓迎会（4/19）のご確認

社員各位

お疲れさまです。総務部の田中です。

新入社員歓迎会が3日後に迫ってまいりました。改めて詳細をお知らせいたします。

【歓迎会詳細】
日時：4月19日（水）18:30～20:30
場所：和食居酒屋「さくら」
住所：東京都千代田区〇〇町1-2-3 〇〇ビル5階
集合：18:15に会社正面玄関

【現在の参加状況】
出席：25名
欠席：5名
未回答：3名

まだ出欠のご連絡をいただいていない方は、本日17:00までにご返信をお願いいたします。

当日、皆さまにお会いできることを楽しみにしております！

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【幹事】
総務部　田中一郎
内線：1234
メール：tanaka@example.co.jp
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例文2：未回答者への個別リマインド

件名：歓迎会出欠のご確認

〇〇さん

お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

先日ご案内した新入社員歓迎会（4/19開催）について、お忙しいところ恐れ入りますが、出欠のご連絡をいただけますでしょうか。

会場の予約人数確定のため、本日中にご返信いただけると助かります。

【歓迎会詳細】
日時：4月19日（水）18:30～
場所：和食居酒屋「さくら」

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

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【幹事】
〇〇部　〇〇
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例文3：歓迎会後のお礼メール（参加者向け）

件名：歓迎会ご参加のお礼

参加者各位

お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

昨日は新入社員歓迎会にご参加いただき、誠にありがとうございました。

皆さまのおかげで和やかな雰囲気の中、新入社員の〇〇さんもリラックスして楽しんでいただけたようです。

当日撮影した写真を共有フォルダにアップロードしましたので、よろしければご覧ください。
URL：https://drive.example.com/xxxxx

今後とも〇〇さんへの温かいサポートをよろしくお願いいたします。

改めまして、ご参加ありがとうございました。

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〇〇部　〇〇
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例文4：歓迎会後のお礼メール（新メンバー向け）

件名：歓迎会について

〇〇さん

お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

昨日の歓迎会、いかがでしたでしょうか。慣れない中、長時間お付き合いいただきありがとうございました。

部署のメンバーと直接お話しできる機会になっていれば嬉しいです。

業務のことでも、それ以外のことでも、何か困ったことがあれば遠慮なく声をかけてくださいね。

これからどうぞよろしくお願いいたします。

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〇〇部　〇〇
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例文5：欠席者への報告メール

件名：歓迎会のご報告

〇〇さん

お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

先日の新入社員歓迎会について、簡単にご報告いたします。

当日は25名が参加し、新入社員5名の自己紹介や、各部署との交流で盛り上がりました。

新入社員の皆さんはとても緊張されていましたが、先輩社員との会話を通じて少しずつ打ち解けていた様子でした。

〇〇さんとも、ぜひ別の機会に新入社員の皆さんと交流いただければと思います。

当日の写真は共有フォルダにアップロードしましたので、お時間のあるときにご覧ください。
URL：https://drive.example.com/xxxxx

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〇〇部　〇〇
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【特殊なケース】歓迎会案内メールの例文3選

日程変更や会費徴収など、通常とは異なるケースの例文も用意しました。イレギュラーな状況でも慌てず対応できるよう、参考にしてください。

例文1：日程変更のお知らせ

件名：【重要】歓迎会日程変更のお知らせ

〇〇部 各位

お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

先日ご案内した新入社員歓迎会について、諸事情により日程を変更させていただくことになりました。

【変更前】4月19日（水）18:30～
【変更後】4月26日（水）18:30～

場所・会費等、その他の詳細に変更はございません。

急な変更でご迷惑をおかけしますが、改めて出欠のご確認をお願いいたします。

【出欠確認】
4月22日（月）までに返信をお願いします。
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氏名：
出席・欠席：
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ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

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【幹事】
〇〇部　〇〇
内線：1234
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例文2：会費事前徴収のお願い

件名：歓迎会会費徴収のお願い

〇〇部 各位

お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

来週開催予定の歓迎会について、会費の事前徴収を行います。

【会費】
・一般社員：4,000円
・課長以上：5,000円

【徴収期間】
4月15日（月）～4月17日（水）

【徴収場所】
〇〇部 〇〇デスクまでお越しください。お釣りが出ないようご準備いただけると助かります。

ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

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【幹事】
〇〇部　〇〇
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例文3：二次会のご案内

件名：【希望者のみ】歓迎会二次会のご案内

歓迎会参加者各位

お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

歓迎会終了後、希望者のみで二次会を予定しています。新入社員ともっとゆっくり話したい方、ぜひご参加ください。

【二次会詳細】
時間：一次会終了後（21:00頃～）
場所：カラオケ「〇〇」（一次会会場から徒歩2分）
予算：2,000円～3,000円程度（割り勘）※新入社員は無料

参加希望の方は、一次会当日に幹事までお声がけください。当日参加も歓迎です！

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【幹事】
〇〇部　〇〇
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歓迎会案内メールでよくある失敗と対策

せっかくの歓迎会も、案内メールの不備で台無しになってしまうことがあります。ここでは、よくある失敗とその対策を紹介しますので、送信前のチェックに活用してください。

失敗1：名前や敬称の間違い

新メンバーや上司の名前を間違えると、大変失礼になります。特に「斉藤」と「斎藤」、「渡辺」と「渡邊」など、よく間違えやすい漢字には注意が必要です。送信前に必ず人事情報や名刺を確認しましょう。

失敗2：必要な情報の記載漏れ

住所や集合時間が抜けていると、参加者が困ってしまいます。日時、場所（住所・電話番号・URL）、会費、出欠返信期限、幹事連絡先は必須項目です。送信前にチェックリストで確認する習慣をつけましょう。

失敗3：返信期限が短すぎる

「明日までに返信ください」では、予定を調整する時間がありません。最低でも開催日の3～5営業日前に返信期限を設定しましょう。案内メール自体も2週間前には送信するのが理想です。

失敗4：宛先の設定ミス

ToとCcを間違えたり、関係のない人に送ってしまったりするトラブルは意外と多いです。特に全社メールは慎重に。送信前に宛先リストを再確認する癖をつけましょう。

失敗5：文面がTPOに合っていない

上司への案内がカジュアルすぎる、逆に新人への案内が堅すぎるなど、相手の立場に合っていない文面はNGです。この記事の例文を参考に、適切なトーンを選んでください。

歓迎会案内メールに関するよくある質問

最後に、歓迎会案内メールに関してよく寄せられる質問をまとめました。

案内メールはいつ送ればいい？

歓迎会の2週間前から10日前が目安です。大規模なイベントなら3週間前でも早すぎません。直前すぎると参加者が予定を立てにくくなり、参加率が下がる原因になります。

返信期限はどのくらいがベスト？

開催日の3～5営業日前がおすすめです。幹事は参加人数を把握して、会場への最終連絡や座席の調整などを行う必要があります。余裕を持ったスケジュールを設定しましょう。

会費に差をつけるのはアリ？

役職別の会費差は一般的に受け入れられています。「課長以上は6,000円、一般社員は5,000円」などの設定は珍しくありません。ただし、性別による会費差は近年敬遠される傾向にあります。また、歓迎される側（新入社員・新メンバー）は無料にするのがマナーです。

欠席者へのフォローは必要？

ぜひ行いましょう。歓迎会後に写真やメッセージを共有すると、欠席者にも「自分も気にかけてもらえている」という印象を与えられます。新メンバーにとっても、会に参加できなかった人の顔と名前を知る機会になりますよ。

返信がない人にはどう対応する？

まずリマインダーメールを一斉送信し、それでも返信がない場合は個別に声をかけましょう。特に新入社員や中途入社者は、社内メールに不慣れで見落としている可能性があります。

オンライン歓迎会の注意点は？

発言しづらい環境にならないよう工夫することが大切です。アイスブレイクのゲームを取り入れる、少人数のブレイクアウトルームを設定する、事前にテスト接続を案内する、カメラONを推奨する（強制はしない）、司会者を決めて進行をスムーズにする、といった対策が効果的です。

歓迎会後のお礼メールは送るべき？

ぜひ送ってください。参加者へ「お疲れさまでした」「楽しかったですね」というメッセージを送るだけで、イベントの後味が良くなります。新メンバーにも「質問や困りごとがあれば気軽に相談してね」と伝えると、より早く職場に馴染めるでしょう。

アレルギー対応はどうすればいい？

出欠確認の際に「食物アレルギー（ある場合のみ）」という項目を設けましょう。回答があった場合は、必ず会場に事前連絡し、対応可能か確認してください。宗教上の理由で食べられない食材がある場合も同様に配慮が必要です。

歓迎会を断られた場合はどうする？

無理強いはせず、別の機会での交流を提案しましょう。「またランチでもご一緒しましょう」など、負担の少ない形で関係構築を図るのがおすすめです。

幹事が複数いる場合の連絡先は？

メインの幹事を1名決め、その人の連絡先を記載するのが基本です。複数名記載する場合は、担当業務を明確にしましょう（例：出欠確認→〇〇、会場について→〇〇）。

まとめ

歓迎会案内メールは、単なる連絡事項ではなく、新しいメンバーを温かく迎え入れる組織の姿勢を示す大切なコミュニケーションツールです。

この記事で紹介したポイントを改めて整理すると、まず基本の5要素（一目でわかる件名、挨拶と趣旨、開催日時・場所・会費の詳細、出欠確認方法と期限、幹事の連絡先）を必ず盛り込むこと。そして、新入社員にはわかりやすく親しみやすいトーン、上司・管理職には敬意を払いつつ温かみのある文面、中途入社者には経験を尊重しながらフォローの姿勢を示すなど、相手に合わせた文面を選ぶことが大切です。

さらに、2週間前には案内を送る、見やすいレイアウトで情報を整理する、リマインダーとフォローアップを行うといった工夫で、参加率を高めることもできます。

この記事の例文30選を参考に、職場の雰囲気や相手の立場に合わせてカスタマイズしてみてください。心のこもった案内メールは、歓迎会の成功だけでなく、その後のチームワーク向上にもつながりますよ。

新しい仲間を迎える大切な歓迎会が、皆さんにとって有意義なものになることを願っています。